Wie ging die Geschichte weiter?
Ende März 2011 stellte ich meine persönliche Arbeitsumgebung auf CLASSEI um. 
Gleichzeitig beschäftigte ich mich mit den Aufräumtipps von Jürgen Kurz und las das MAPPEI-Buch von Frank M. Rommert, “Ordnung ohne Stress”. Kurz darauf las ich auch noch das Buch von David Allen “Wie man die Dinge geregelt kriegt” (Getting things done). Bis Ostern hatte ich meine ganzen Arbeitsgewohnheiten umgestellt und wurde von einem Tag auf den andern vom “Volltischler” zum “Leertischler”. Der Dreh- und Angelpunkt stellte das einzigartige Posteingangsfach auf meinem Schreibtisch dar. Da hinein kommt alles, was so in mein Büro flattert und wird 1-2 Mal am Tag verarbeitet.
Eigentlich zäumte ich das Pferd von hinten auf, indem ich zuerst meinen Arbeitsplatz auf CLASSEI umstellte, aber das machte nichts. Es war darum umso einfacher, den Rest auch noch umzustellen.
Nach einem langen Irrweg, mit welchem Planungstool ich arbeiten wollte – von Outlook zu Thunderbird zu Google Kalender – landete ich schlussendlich bei einer Papieragenda X17 mit auswechselbaren Booklets. Ich setzte das GTD-System hundertprozentig um und führe seither meine Terminagenda strikte für die Termine, führe Listen für Projekte (Dinge, die mehr als einen Arbeitsschritt erfordern, um erledigt zu werden), Listen für die nächsten Schritte sortiert nach Art und Tätigkeit (am Schreibtisch, Telefonieren, Besorgen, zu Hause) sowie eine Liste für Dinge, die “Irgendwann/Vielleicht” einmal aktuell werden. Das Wesentliche ist, in einem Schritt alle Dinge aus dem Kopf auf die Listen zu bekommen, für die man immer irgendwo Ressourcen benötigt, um sich daran zu erinnern. So wurde meine X17-Agenda zu meinem papierenen Gehirn, was extreme Erleichterung verschafft.
Von Zeit zu Zeit gehe ich meine Listen durch und verschaffe mir den Überblick, welche Projekte noch offen sind und überlege mir, mit welchem nächsten Schritt ich sie vorantreiben kann. Sehr regelmässig prüfe ich meine To-Do-Listen und erledige die Aufgaben, die gerade passen – zeitlich und kontextbezogen. Und wenn mal ein stürmischer Tag vorbei ist und ich doch einige Dinge über den Tisch verstreut habe, ist es ein kleiner Aufwand, alles in die Inbox zu werfen und – sofern die Zeit vorhanden – die Dinge einzeln zu bearbeiten und in die richtigen Kanäle einzuspeisen.
Denn das ist auch ein Vorteil: Wenn ich die Inbox abarbeite muss ich nicht alles gleich erledigen, sondern “bloss” entscheiden, was damit zu geschehen hat. Die eigentliche Erledigung findet meistens später statt.
Hier noch einige weiterführende Links:
David Allen – Getting Things Done
Blatternet – Einführung in GTD
Jürgen Kurz – Der Aufräumguru aus Stuttgart
CLASSEI – Das Einstellmappensystem, das hilft
X17 – Handliche flexible Agenda in 3 Grössen
Tags:Agenda, Aktenablage, Arbeitstechnik, GTD
